Registro de incidencias.

Las diferentes normativas que regulan los centros residenciales, exigen obligatoriamente, de un libro o registro de incidencias en el que deberán anotarse en cada turno de trabajo, aquellas incidencias relacionadas con las personas usuarias, debiendo ser suscritas por el o la profesional que atendió las mismas, constando su identificación.

Deberán cumplir con los principios de profesionalidad y confidencialidad.

Serán modelos elaborados por el propio servicio y éste, controlará y exigirá que se cumplimenten diariamente por el personal profesional tanto de atención directa (cuidadores/as, gerocultores, auxiliares...) como el personal técnico; en este caso, el personal técnico los rellenará, si los hubiere, en la modalidad que su profesión lo requiera.

Formará parte de las obligaciones del profesional en atención sociosanitaria el participar con el equipo interdisciplinar en la organización de actividades, así como en garantizar el nivel de calidad de los servicios prestados y la satisfacción de los usuarios, responsabilizándose de, entre otras de comunicar cualquier incidencia observada en las circunstancias personales y sociosanitarias del usuario, así como en el orden y el estado de los materiales, debe comunicarse al equipo interdisciplinar a fin de adoptar las medidas oportunas para la intervención o su resolución, a través del Registro de Incidencias que puede tener una configuración similar a la que se expone más arriba. 


Por lo tanto el/la profesional de atención sociosanitaria en instituciones tiene que conocer y aplicar los procedimientos establecidos para la comunicación al equipo interdisciplinar de incidencias observadas en el orden y el estado de los materiales utilizados así como cualquier incidencia relacionada con las circunstancias personales del usuario o usuaria.

Hojas de Incidencia: cumplimentación.

La correcta cumplimentación de la Hoja de Incidencia resulta de gran importancia para asegurar la buena transmisión a otros profesionales del centro de información importante referida a los residentes. Así, si en ella se recogen incidencias relacionadas con las circunstancias de la persona usuaria se anotará, por ejemplo la evolución y respuesta de los usuarios a las actividades planteadas en sus correspondientes planes de cuidados individualizados.

Los registros de las incidencias se cumplimentará el día en que se produzcan las mismas y estarán firmadas por la persona que ha llevado a cabo la atención, especificando día, turno y hora en que se ha producido la incidencia, siendo la base de la información para el personal que ha de sustituirle. Deberá incluir aquellos aspectos exclusivamente necesarios para el trabajo y que, además, sean relevantes para prestar una atención integral a la persona usuaria, y, en todo caso, recogerán las alteraciones conductuales que se produjeran, al objeto de analizar la aplicación del protocolo previsto al efecto y propuesta de acciones preventivas.

El registro de incidencias deberá contener información sobre:

- El tipo de incidencia observada.

- El momento en el que se ha producido o detectado.

- Identificación de la persona que notifica la incidencia.

- La persona o profesional al que se comunica la incidencia.

- Observaciones sobre los efectos derivados de la misma o las medidas correctoras aplicadas.

¿Quién debe cumplimentarlas?

Estas hojas de (registro de) incidencias   suele ser cumplimentado por los profesionales de cada turno encargados de atender a los usuarios/as del centro y cuidar de los materiales usados en el desarrollo de las actividades programadas. Deberán ser cumplimentadas por el profesional que detecte o presencie la incidencia; frecuentemente, será profesional auxiliar de atención directa pero también puede ser el enfermero o enfermera que avalará la información y observaciones reseñadas con su identificación y firma, así como la fecha, hora y el turno al que pertenece.

Todo lo que en estas hojas quede recogido, deberá ser supervisado y suele estar firmado por las personas responsables de cada turno y área.

Posteriormente, las Hojas de Incidencia deberán hacerse llegar al equipo interdisciplinar a fin de adoptar las medidas oportunas para la intervención o resolución.

¿Qué debe quedar claro en su redacción?

Al redactarla se deberá dejar constancia clara del nombre de la persona usuaria a la que se refiere, así como la habitación o lugar del incidente, del profesional contactado y una redacción breve pero clara de lo ocurrido y de las medidas adoptadas.

¿Dónde se ubican las Hojas de Incidencia?

Las hojas suelen estar ubicadas, por lo general, en el control de enfermería o de los auxiliares de atención directa. Puede ser un libro de tipo actas con páginas numeradas y selladas por el centro en el que se especifiquen los contenidos que es necesario completar; asimismo, puede hacerse uso de un formato similar pero electrónico que permita el registro mediante ordenador (programa informático)

¿Cómo se puede facilitar su uso?

Se aconseja disponer de una serie de códigos de incidencias que ayuden a clasificarlas para facilitar la toma de decisiones al respecto. 

Como profesionales debemos tener en cuenta…

Dos cuestiones respecto al procedimiento a seguir con los registros de incidencias:

1. Este documento de control tiene el propósito de recoger y trasladar a otros profesionales información básica sobre la situación y evolución diaria de una persona usuaria que se considera debería ser conocida; puede ser informático.

2. Ha de adaptarse al número de usuarios y de profesionales de cada centro y establecerá unas normas o criterios que permitan el uso de términos comunes para una redacción puntual, suficientemente breve, descriptiva (y no valorativa) y clara de lo ocurrido, así como del nombre y habitación del usuario. 

Los libros o registros de incidencias no contendrán: 

1. Juicios de valor.

2. Expresiones peyorativas ni de carácter personal, que atenten contra la integridad moral tanto de las personas usuarias como del personal que presta sus servicios en el mismo.

3. Expresiones ni manifestaciones de cualquier índole distintas a las estrictamente necesarias para el desarrollo profesional y la atención integral de las personas usuarias.