Cuando hablamos del concepto de “reunión” hacemos referencia al encuentro entre dos o más personas con el objetivo de realizar una transmisión de información, ya sea para poner en común unas cuestiones como para realizar una toma de decisiones que se traducirán en un cambio posterior.
Sea cual fuere el objetivo de dicha reunión, esta deberá regirse por los siguientes elementos:
➢ Objetivos evaluables
➢ Temática
➢ Materiales y equipamiento necesarios
➢ Participantes
➢ Lugar
➢ Tiempo
Las reuniones también se pueden clasificar e identificar del siguiente modo:
Durante el desarrollo de las reuniones existen diferentes técnicas que propiciarán el flujo de ideas y la creatividad de los asistentes para la resolución de problemas. Estas técnicas pueden ser la tormenta de ideas o brainstorming, donde cada persona aporta las soluciones que se le ocurren y así da pie a otras ideas de sus compañeros, evitando dar juicios pues el objetivo es dar el mayor número de ideas posibles. Otra, es la técnica de Phillips 66, en la que se divide el grupo en otros subgrupos de seis personas que hablarán entre sí sobre el problema y finalmente se ponen en común las conclusiones de todos los grupos.
Además, frecuentemente las reuniones servirán para establecer acuerdos entre los miembros. Para ello será necesario seguir una serie de pasos dentro de un proceso de negociación que ayudarán a alcanzar el acuerdo.
DESARROLLO DE LA NEGOCIACIÓN
a) Preparación
b) Separación persona-proceso-problema.
c) Búsqueda de soluciones
d) Consecución de un acuerdo
CLAVES PARA LA NEGOCIACIÓN Y TOMA DE ACUERDOS
• Una comunicación eficaz
• Llegar a un acuerdo
• No hay ganador ni perdedor
• Implica cesiones por ambas partes
• No hay una solución en la que ambas partes ganen
• Reparto equitativo coste-beneficio
REQUISITOS DE LA NEGOCIACIÓN
• Tomar consciencia del conflicto
• Interés y voluntad por resolverlo
• Consciencia de buscar una solución beneficiosa para todos
• Adoptar posturas colaborativas
• Gestión del tiempo
Por último, si durante el desarrollo de la reunión o negociación los participantes aportaran un número amplio de ideas se pueden emplear las siguientes técnicas para la reducción y validación final de las mismas: la técnica de agrupación, votación y discusión.
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