El significado del término “gestión documental” ha ido evolucionando a lo largo del tiempo y, en ocasiones, se aplica en contextos relacionados, pero no necesariamente conectados o integrados entre sí.
Un ejemplo de definición de gestión documental la podemos en encontrar en wikipedia.org:
“Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.”
La administración y el control del enorme volumen de los documentos externos e internos, que forman parte de los procesos de negocios en la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto que ha promovido la adopción de diferentes herramientas tecnológicas y programas informáticos (sistema o software de gestión documental) que facilitan su gestión, nos brindan mejoras importantes en su control y aportan considerables reducciones de tiempo de búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en nuestros procesos administrativos.
En el caso de la teleasistencia, por la complejidad de los procesos y las necesidades de integración y automatización de los mismos, se opta por la selección de un sistema integrado en vez de utilizar herramientas individuales.
Un sistema de gestión documental avanzado tiene su “corazón” en una base de datos donde la información se encuentra almacenada de tal forma, que puede ser encontrada y recuperada, de forma sencilla y controlada. Pero con almacenar la información de forma estructurada sólo tenemos una parte de la ecuación. El “cerebro” que gobierna el sistema permite crear dependencias entre documentos y procesos y enlazar dicha información en unos flujos flexibles y previamente definidos.
Beneficios de la gestión documental
A continuación enumeramos algunos de los beneficios más destacados de la implantación de un sistema de gestión documental:
- Control sobre quién puede acceder a los documentos, en qué momento, y qué actividades puede efectuar sobre las mismas.
- Acceso centralizado y sencillo a toda la documentación relevante de la actividad y posibilidad de colaboración de varias partes en un mismo documento.
- Seguridad, no sólo a la hora de controlar el acceso, sino también en la custodia y copias de seguridad que supone la adopción de las nuevas tecnologías y bases de datos.
- Ahorro de tiempo, a la hora de buscar la documentación, y de costes en su gestión y almacenamiento.
- Reducción de redundancias como duplicidad de documentos, fotocopias, grabaciones de datos.
- Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos de negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas y monitorizadas.
- Intercambio de documentos en formato electrónico entre empresas, incluyendo el formato estándar XML y la verificación con certificados y firmas digitales.
- Para no olvidar el “efecto secundario” positivo de la mayor satisfacción de los clientes internos y externos
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